Posted by: sinyoegie | February 18, 2008

Tips n Trik Sebagai Customer Support

Tiga tahun lamanya Sinyo menjadi customer support di Indonet cabang Magelang, sekaligus membantu menjadi OP warnet Beringin. Banyak hal unik yang dialami, semua menjadi pelajaran yang sangat amat berharga setelah sekarang menjadi “penjaga gawang”.

Bekerja sebagai customer support memang harus bermental “pelayan”. Maksudnya kita harus total melayani customer atau calon pelanggan semaksimal mungkin, bahkan kadangkala sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan yang kita handle. Nah berikut sinyo tuliskan tips n trik menjadi customer support, semoga bermanfaat amiin.

Penampilan

Pada dasarnya penampilan mencerminkan kepribadian kita. Saat bertemu dengan customer secara langsung maka penampilan harus diperhatikan, walau sebenarnya penampilan itu bukan untuk customer semata namun lebih ke diri kita sendiri. Beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain:

  1. Pakaian Rapi dan bersih dengan memperhatikan aturan/hukum agama, susila dll. Memang penampilan yang menarik akan membuat nyaman calon customer/pelanggan namun jika berlebihan tentu akan membuat mereka tidak fokus terhadap layanan utama yang diperlukan.
  2. Pilihlah warna-warna yang dingin dan menyejukkan mata (biru muda, hijau muda dll). Jika kita memilih wana yang mencolok, maka perhatikan dengan jenis kulit yang kita miliki (matching tidak dengan warna kulit kita), namun disarankan jauhi warna mencolok.
  3. Tidak bau apek/keringat/tidak sedap. Sinyo sengaja pakai kata-kata tersebut karena bau wangipun belum tentu semua calon customer/pelanggan cocok. Lebih baik netral, so gunakan bahan/alat untuk mengusir bau badan. Terasa kacau sekali apabila bau tak sedap bercampur dengan wewangian yang menyengat, lain kali pasti dihindari oleh customer yang ingin bertemu langsung.
  4. Sisir rambut dengan rapi bagi pria atau wanita yang tidak memakai jilbab. Jangan menggunakan penjepit rambut untuk mandi dll (kayak mau ke sungai saja hehehe). Hal ini biasanya terjadi pada tempat/kantor yang tidak terdapat ac di dalamnya. Siapkan selalu obat tetes mata, agar saat kita terkantuk-kantuk atau habis begadang mata tetap fresh dipandang. Penampilan kusut biasanya terjadi setelah istirahat siang atau pulang dari tugas di luar (debu, terik matahari dll faktor yang mendukung terjadinya kekusutan penampilan).
  5. Gunakan sepatu, sandal atau kaos kaki yang layak. Khusus alas kaki sinyo fokuskan sendiri karena kadangkala dianggap hal sepela padahal termasuk penting. Contoh misal kita habis sholat, kemudian ada customer datang memerlukan bantuan yang mendadak dan urgent, karena belum sempat memakai sepatu maka hanya menggunakan kaos kaki tentunya tidak lucu donk jika yang dipakai berlubang dan bau hehehe.

Sikap-Mental

Menjadi hal paling utama sebagai customer support. Jika sikap dan mental kita memang bukan sebagai “pelayan” maka jangan sekali-kali menjadi customer support, cari saja pekerjaan lain yang lebih bersifat individu. Karena jika dipaksakan akan membuat tidak nyaman di dalam diri kita sendiri dan orang lain tentunya. Adapun hal yang perlu dibahas adalah:

  1. Ramah : jangan berlebihan dengan senyum apalagi jika dibuat-buat. Tampilkan mimik muka dengan sewajarnya tanpa lupa mengucapkan salam dan kata wajib: ada yang dapat saya bantu?
  2. Serius : sekali-kali dilarang bermain-main dengan customer atau calon pelanggan, harus serius menanggapi masalah atau hal yang ditanyakan. Bercanda tentu menjadi variasi dalam melayani pelanggan namun tidak boleh berlebihan
  3. Shabar: Nah ini dia yang paling sulit, saat kerjaan menumpuk, banyak masalah di rumah jangan sampai terbawa dalam pekerjaan ini. Jika kita terbawa emosi sehingga terlepas kata-kata kasar atau tindakan yang membuat cusomer/calon pelanggan sakit hati maka itu sudah mengikis pemasukan bagi perusahaan. Dalam karir sinyo, kayaknya hanya dua kali marah dengan customer karena terpaksa, jika keadaan sudah seperti sekarang ini mungkin sinyo tidak akan marah saat itu hehehehe…shabar-shabar.
  4. Layanan : bantu dengan mengidentifikasi masalah sebanyak mungkin, kemudian selesaikan dengan teliti satu per satu. Apabila kita tidak dapat memecahkan suatu masalah (misalkan ditanya harga suatu produk dll) maka segera minta bantuan rekan yang lain.
  5. Ucapan wajib perpisahan setelah membantu adalah salam dan terima kasih.

Hal ini juga berlaku untuk layanan lewat telepon dan mail. Kata-kata yang terucap atau tulisan merupakan perwakilan sikap-mental kita. So hati-hati dengan tulisan dan ucapanšŸ˜‰

Skill

Setelah dua point di atas dikuasai maka hal penting lainnya adalah penguasaan skill/teknis berkaitan dengan pekerjaan yang kita pegang. terbagi menjadi dua yaitu:

  1. Skill direct: maksudnya adalah kita harus betul-betul menguasai kemampuan teknis yang berhubungan dengan pekerjaan kita. Misalkan sebagai customer support di sebuah toko komputer. Seharusnya jika ada pelanggan yang bertanya tentang kerusakan, jaminan produk dll kita sudah memahaminya. Sekali dua kali boleh kita bertanya kepada rekan yang lain, namun jika sering-sering maka “mungkin kita layak jado bos saja hehehehehehe”.
  2. Skill Indirect: yaitu kemampuan di luar job yang kita kerjakan. Kadang calon customer salah masuk tempat atau bertanya di luar hal yang berhubungan dengan perusahaan. Sebisa mungkin tetap dilayani dengan baik dan maksimal. Prinsip menolong orang lain pada dasarnya adalah menolong diri sendiri perlu diterapkan selalu. Oleh karena itu harus banyak membaca, menonton berita dan hal informatif lainnya.

Sengaja tidak sinyo jelaskan secara mendetail dan contoh-contoh yang banyak, hanya point-point mendasar untuk dikuasai saja. Selebihnya tergantung situasi dan kondisi di mana kita bekerja. Selamat berusaha:

PS: customer support dapat diartikan lebih luas dalam contoh langsung seperti: pelayan toko dll.


Responses

  1. Mas Sinyo
    Topik ini jika dikembangkan jadi buku tampaknya bagus. Coba dikembangkan yg lebih dalam ya ? Saya yakin Mas Sinyo Pasti Bisa
    Sukses Selalu Ya

    Komentar Sinyo
    Bang terima kasih telah memberi masukan yang berharga. Terlalu banyak topk dan tema yang dapat Sinyo tulis namun apa daya waktu yang saya punyai amat sempit. Kerjaan di kantor cukup banyak, sebagai pimpinan saya harus betul-betul mengawasi roda jalannya perusahaan dengan baik. Dari Office Boy, marketing, customer support, teknis dan billing pernah saya jalani semua hanya untuk mengetahui kinerja rekan-rekan dalam team kecil saya.

    Sebetulnya bisa sehabis pulang kerja saya konsentrasi ke penulisan namun putra kecil kami juga harus dididik dengan baik. Sambil mengamati perkembangannya (saya catat dalam otak untuk suatu saat dijadikan tulisan) saya ajak dia bermain, kadang sampai malam jam 23.00 baru mau tidur. Otomatis waktu saya menulis cukup sempit. Tahun ini selain kewajiban rutin menulis di majalah. sinyo juga mulai mengikuti lomba-lomba untuk meniti karir solo atas nama pribadi (bukan di bawah bendera sebuah majalah).

    Temen redaksi sudah menawarkan untuk membantu menerbitkan, namun lebih fair rasanya jika saya ikut lomba dahulu agar karya saya memang bukan sekedar aji mumpung tetapi memang berkualitas. Bahkan bang M Shodiq Mustika juga mengajak menulis (judul sudah ada) namuan progress terlalu lambat sehingga saya “malu” sama bang Shodiq, sampai saya kirim mail jika ingin dibatalkan tidaklah mengapa karena memang Sinyo amat sibuk.

    Menunggu saat putra sudah agak besar dan minimal ada lomba yang saya menangi akan menjadi modal berharga untuk menulis buku atau karya selanjutnya. Mungkin lain pengalaman bang Zen (yang saya baca dalam blog) memang fokus di penulisan dan pekerjaan sangat mendukung hal tersebut. Semoga suatu saat Sinyo dapat mengikuti bang Zen atau insyaa Allah bisa lebih baik tentunya (generasi selanjutnya seharusnya lebih baik ya bang heheheh..;) Met Malan dan tidur bangšŸ™‚


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: